Schaduwmanagement
Schaduwmanagement: groot belang voor ervaren en startende interimmanagers VBIM stelt voor de Bestuursaansprakelijkheidsverzekering in alle gevallen verplicht dat de interimmanager (IM) die een opdracht uitvoert zich laat bijstaan door een schaduwmanager (SM). Hierna geven wij aan wat dit is en waarom VBIM hiervoor heeft gekozen.Professionaliteit
De laatste jaren is de professionalisering van interimmanagers sterk toegenomen. Er zijn promotie-onderzoeken gedaan (Wichert), deskundigen-publikaties (Ramondt, Reiniers) en onderzoek door de branche zelf (Berenschot) naar het functioneren van IM´s. In alle onderzoeken komt naar voren dat de kwaliteit van het opdracht-uitvoeringsproces gebaat is met een deskundige begeleiding daarvan, in de vorm van een zogeheten schaduwmanager. De organisatie van professionele interimbureaus RIM en de organisatie van individuele interimmanagers ORM stellen een vorm van schaduwmanagement bij elke opdracht verplicht.
VBIM sluit zich hierbij aan. Wij menen dat een individueel optredende interimmanager die opdrachten uitvoert zonder enige gestructureerde vorm van begeleiding, niet als serieuze professional kan worden gekenmerkt. De opdrachten zijn complex , altijd in een kritische situatie van de organisatie waarbij de IM vergaande bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Op den duur wordt ook de IM onderdeel van de organisatie waarin hij werkt, en dan is een kritisch en deskundig klankbord onmisbaar.
Wat is schaduwmanagement
Schaduwmanagement houdt in dat de SM voor aanvang van de opdracht met de IM samen de opdrachtformulering kritisch doorneemt en op risico´s en haalbaarheid toetst. Hij zorgt ervoor dat een heldere fasering in de opdracht wordt opgenomen met ijkpunten en rapportagemomenten. Tijdens de looptijd van de opdracht zal de SM na elke fase een voortgangsgesprek hebben met de IM en de opdrachtgever samen, om vast te stellen hoe de voorafgaande fase bij beiden is ervaren en om vast te stellen of de opdrachtgever akkoord is met de resultaten en aanpak tot dat moment. Tevens komt in het gesprek de aanpak en te bereiken doelen van de volgende fase aan de orde, en eventueel de bijstelling van de opdrachtformulering.
Na afloop van de opdracht zorgt de SM voor een evaluatiegesprek en gaat na of de opdrachtgever over het hele opdrachttraject nog opmerkingen, kritiek heeft en of er nog losse eindjes danwel risico´s in de overdracht of afronding aanwezig zijn. Tussentijd is de SM beschikbaar om evt. dreigende conflicten tussen de IM en de opdrachtgever aan de orde te stellen en te helpen oplossen. Die oplossing moet altijd in het belang van de organisatie zijn, en kan bijv. inhouden dat de IM de opdracht moet beëindigen of overdragen Van alle gesprekken stelt de SM een verslag op dat dient te worden geparafeerd door de IM en de opdrachtgever. Vanuit de verzekeringsoptiek van VBIM vormen deze documenten a.h.w. dëchargerende verklaringen per fase. Tevens bouwen de IM en opdrachtgever een voortgangsdossier op, wat bij de evaluatie dienstig kan zijn.
Soorten schaduwmanagers
Schaduwmanager is een algemene term. Volgens onderzoek van de Erasmus Universiteit (prof. J Ramondt) is de schaduwmanager in principe een zeer ervaren interimmanager, die in een objectieve en onafhankelijke relatie staat tot zowel de opdrachtgever als de interimmanager. Het komt echter vaak voor dat een accountmanager van een (RIM-aangesloten) interimbureau, die zelf veel opdrachten heeft begeleidt en als zodanig ervaring heeft als procesbegeleider, optreedt als schaduwmanager. De inhoudelijke professionaliteit van de begeleiding is hiermee gewaarborgd, omdat het interimbureau zelf belang heeft bij hoogwaardige kwaliteit van de dienstverlening. Echter, de schaduwmanager heeft een latent commercieel belang bij uitvoering en continuiteit van de opdracht en is daardoor niet volstrekt onafhankelijk bij het beoordelen van bijv. conflicten tussen opdrachtgever en interimmanager. Hij heeft in ieder geval de schijn tegen, en dat is op zich onwenselijk.
Bij zelfstandig of in maatschapsverband werkende IM´ers komt het veelal voor dat men een collega uit de eigen kring heeft die als schaduwmanager optreedt. Dit heeft als voordeel dat de schaduwmanager, zijnde een zelfstandig ondernemer, altijd commercieel objectief staat t.o.v. de opdrachtgever. Voorkomen dient te worden dat vaste koppels van SM/IM ontstaan, dat zou de onderlinge scherpte in gevaar kunnen brengen. In de zin van kwaliteit is deze vorm van begeleiding inhoudelijk volstrekt vergelijkbaar met de werkwijze van de (RIM-aangesloten) interimbureaus.
VBIM heeft een kleine groep zelfstandig werkzame interimmanagers met ieder ruim 15 jaar interim-ervaring en ervaring als coach/begeleider, geselecteerd om het eigen protocol van schaduwmanagement toe te passen. Zij staan in alle opzichten objectief ten opzichte van zowel de IM als de opdrachtgever. Wij menen met deze vorm van ondersteuning een kwalitatief goede bijdrage te leveren aan het schaduwmanagement.
Kosten schaduwmanagement
Indien een IM zelf een SM regelt, zijn de kosten van die SM meestal gebaseerd op diens inzet op basis van dagtarief. VBIM houdt een maximaal tarief aan van € 450,00 per dagdeel excl. btw en (reis)kosten; dit is een norm en geen verplichting: partijen komen dit onderling overeen. Gedurende een gemiddelde opdracht van 6 maanden zal de SM ca. 6 bijeenkomsten hebben. Dit is een voorbeeld, elke opdracht is immers weer anders en vergt een maatwerk begeleiding.
Indien de IM via eenRIM-aangesloten bureau waar hij de opdracht uitvoert, een schaduwmanager krijgt toegevoegd, is diens tarief in de fee-split tussen bureau en IM opgenomen. De fee-split is het verschil tussen het dagtarief dat door het bureau aan de opdrachtgever in rekening wordt gebracht en het dagtarief dat door het bureau aan de IM wordt voldaan. Gemiddeld is deze marge tussen de 20-50%.
Toetsing schaduwmanagement
VBIM toetst de wijze waarop schaduwmanagement wordt geregeld alleen in de situatie dat de betreffende IM nog geen 2 jaar ervaring heeft. Het schaduwmanagement moet dan voldoen aan het VBIM InterimPartner ® Protocol. De juiste toepassing van dit protocol is in een verantwoordelijkheid van de IM zelf. Alle RIM bureaus en enkele geaccrediteerde bureaus voldoen aan het VBIM Protocol. Indien gewenst kan VBIM een passende schaduwmanager aan de IM voorstellen. Bij IM´s die over meer dan 2 jaar ervaring beschikken stelt VBIM (en dienovereenkomstig ook de BA polis) de eis dat men zelf het schaduwmanagement op professionele wijze regelt. Alle IM´s die bij VBIM zijn aangesloten weten als professioneel zelfstandig beroepsbeoefenaar zelf wat onder serieus schaduwmanagement wordt begrepen (in juridische termen: de regels van goed schaduwmanagement behoren tot de gebruikelijke verkeersopvattingen van het metier).Kwaliteit
Mochten er bij IM of opdrachtgevers bezwaren rijzen over de noodzaak -en kosten- tot het regelen van schaduwmanagement, dan is het onze ervaring dat de betreffende opdracht meestal wordt onderschat. Men meent dat de IM in het specifieke geval wel zonder schaduwmanagement kan. Hij neemt dan bewust een risico in de kwaliteit van zijn dienstverlening en daarnaast in de dekking van zijn aansprakelijkheid.
VBIM kan en wil echter geen verplichting opleggen, het blijft een kwestie van zelf willen hanteren van professionele standaards door zelfstandig werkende ondernemers.
Het komt voor dat de (startende) IM de inzet van een SM te duur vindt voor de betreffende opdracht. Naar onze mening is dit een te beperkte opvatting van professioneel zelfstandig ondernemerschap bij vrije beroepers. Dat brengt nu eenmaal een aantal kosten met zich mee, zoals (verplichte) lidmaatschappen, (verplichte) bijscholing etc., zoals wij dat ook zien bij medici, advocaten, accountants etc. Elke volwassen en serieuze bedrijfstak stelt nu eenmaal eisen aan de kwaliteit van de beroepsbeoefenaren. Wil men zich daaraan onttrekken dan geeft men in feite aan geen prijs te stellen op het deel uitmaken van een professionele beroepsgemeenschap. Deelname aan VBIM is dan ook een vrijwillige stap.
VBIM kiest door de toelatingstoets en regels over schaduwmanagement uiteindelijk voor deelnemers die het vak professioneel uitoefenen. Alleen op deze wijze kan een kwalitatief hoogwaardig bestand ontstaan en worden vastgehouden, en dat is in het belang van de collectiviteit als geheel.